El Viceministro de Relaciones Laborales e Inspección, a través de la Circular 0069 de 2023, estableció los criterios para autorizar o negar las solicitudes realizadas para laborar horas extras, para lo cual los empleadores deberán tener en cuenta los siguientes lineamientos:
Respecto de la solicitud:
• La vigencia de la autorización para trabajar tiempo suplementario dependerá de las necesidades del empleador, las cuales deberán estar debidamente motivadas en la solicitud realizada, vigencia que en todo caso no podrá superar dos (2) años.
• El empleador deberá presentar la solicitud de autorización ante la dirección territorial de este ministerio de su domicilio principal, indistintamente de que la autorización requerida sea para uno o varios centros de trabajo ubicados en zonas geográficas diferentes al domicilio principal, para esto último, la dirección territorial que autorice o niegue, informará a la(s) dirección(es) territorial(es) de los demás centros de trabajo la decisión adoptada.
• Se presume como una conducta de mala fe que el empleador no manifieste que la autorización que se requiere es para ser usada en otros lugares distintos a su domicilio principal y dará lugar a la negación de la autorización.
• La solicitud deberá detallar la relación de actividades (cargos) para los cuales se solicita la autorización con su justificación.
• De manera concomitante, con la presentación de la solicitud de autorización para trabajar horas extras, el empleador debe fijar, en todos los lugares o establecimientos de trabajo y por lo menos hasta que sea decidido lo pertinente por el Ministerio del Trabajo, copia de la respectiva solicitud para que sea conocida por todos los trabajadores y de ser el caso éstos tengan la oportunidad de pronunciarse sobre ella. si en el marco del proceso de revisión del trámite adelantado se encuentra que el empleador omitió esta obligación, no se autorizará su solicitud.
• El empleador al momento de radicar su solicitud realizará manifestación expresa sobre la existencia o no de organización sindical en la empresa. de ser afirmativo, indicará el/los nombre(s) de la(s) organización(es), dirección y correo electrónico. cuando una empresa niegue la existencia de una organización sindical en su interior, aun existiendo, (algo fácil de probar, por ejemplo, por la retención de cuotas sindicales), se considerará como conducta de mala fe y por lo tanto no se concederá la respectiva autorización.
• De igual manera, el empleador entregará certificación expedida por parte de la administradora de riesgos laborales Arl a la cual se encuentre afiliado, la cual dará cuenta que, las exigencias de carga física, psicosocial y demás riesgos para los cargos que requieren trabajar horas extras no afectaran la seguridad y salud de los trabajadores que los desempeñaran a partir de una evaluación conjunta realizada entre el empleador y su Arl. así mismo informará la existencia de los programas de vigilancia epidemiológica de factores de riesgo, relacionados con las actividades laborales, para las que está solicitando autorización de horas extras.
• El empleador presentará el último reglamento de interno de trabajo adoptado en los casos que sea obligatorio contar con éste, y realizará de igual forma manifestación expresa sobre la existencia o no de pactos o convenciones colectivas, en caso de contar con alguno, se debe anexar la parte pertinente del mismo donde se estableció la jornada laboral, el horario de trabajo y las condiciones del trabajo en horas extras.
Ahora bien, el empleador deberá tener en cuenta que el Ministerio del Trabajo, tendrá en cuenta los siguientes aspectos cuando vaya a realizar el trámite:
• En caso de existir organización sindical en el empleador solicitante, se dará traslado por parte del ministerio del trabajo para que emitan concepto sobre los motivos expuestos por el empleador en su solicitud. de igual forma, se le deberá informar en tiempo real, a la organización sindical todas las actuaciones administrativas adelantadas. tanto el empleador como el inspector podrán usar todos los medios tecnológicos a su alcance para que el trámite como las decisiones sean ampliamente conocidas por los interesados.
• Si el funcionario del Ministerio del Trabajo a cargo de expedir la autorización recibiese en el marco del trámite manifestaciones por parte de los trabajadores y trabajadoras del empleador respecto de los motivos expuestos en la solicitud realizada igual las tendrá en cuenta dentro de su análisis.
• • Recibida la solicitud y demás manifestaciones que sean del caso, el análisis a realizar por parte del funcionario designado, tendrá en cuenta: (i)lo solicitado por el empleador; (ii) lo manifestado por los trabajadores/as y las organizaciones sindicales en caso de existir; la verificación de las manifestaciones y los documentos presentados en la solicitud, respecto de las actividades que se pretenden desarrollar en trabajo suplementario no generen una exposición del trabajador a condiciones que atenten contra su salud y seguridad en el trabajo, esto conforme, a la normatividad relacionada que establezca la exposición a cualquier factor de riesgo (físico, químico, biológico, ergonómico, psicosocial), por encima de los límites permisibles, que pueda generar daño en la salud y seguridad de los trabajadores, y (iv) que la jornada suplementaria solicitada por el empleador se encuentre conforme a lo permitido por la ley.
Así mismo se deberá observar que para la decisión se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:
• Si no se dieran las condiciones para el trabajo en horas extras, o no se cumplieron con las condiciones y obligaciones señaladas al empleador solicitante se negará la autorización, lo cual no impide a que a futuro este pueda realizar nuevamente su solicitud.
• De ser autorizado, el acto administrativo que lo ordena dará cuenta del número de horas extraordinarias que puedan ser trabajadas.
• En el acto administrativo de autorización se establecerá la obligatoriedad de dar cumplimiento a lo preceptuado, en el artículo 2.2.1.2.1.2 del decreto 1072 de 2015, como lo es, (i) llevar por parte del empleador diariamente un registro diario de trabajo suplementario, por trabajador, en el cual se especifique su nombre, edad, sexo, actividad desarrollada, número de horas laboradas) indicando su naturaleza diurna o nocturna y la liquidación de la remuneración correspondiente la cual deberá entregarse al trabajador y (ii) la inclusión de lo autorizado en el capítulo respectivo del reglamento de trabajo.
• Concedida la autorización, o denegada, el empleador debe fijar copia de la providencia emitida por este ministerio en todos los centros de trabajo o establecimientos, y el sindicato o sindicatos que hubiere tendrán derecho, al igual que el empleador a hacer uso de los recursos legales contra ella.