El Ministerio de Trabajo, el pasado 01 de septiembre del año en curso, expidió la Resolución 3461, a través de la cual, se define la conformación, y funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral en entidades públicas y empresas privadas y establece las responsabilidades que les asiste a los empleadores públicos y privados y a las Administradoras de Riesgos Laborales frente al desarrollo de las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral.
Disposición normativa que será aplicable a:
· Entidades públicas
· Empresas privadas
· Contratantes
· Contratistas
· Trabajadores dependientes e / independientes
· Estudiantes
· Administradoras de Riesgos Laborales
Comité de Convivencia Laboral que estará compuesto por representantes del empleador y de las y los trabajadores, con sus respectivos suplentes, cuyos integrantes deberán contar con una serie de competencias actitudinales y comportamentales, tales como: respeto, imparcialidad, tolerancia, serenidad, confidencialidad, reserva en el manejo de información y ética, así mismo habilidades de comunicación asertiva, liderazgo y resolución de conflictos.
Para cuya conformación, se deberá tener en cuenta la siguiente información:
· En el caso de entidades públicas y empresas privadas con menos de cinco (5) trabajadores, dicho comité estará conformado por un representante de las y los trabajadores y uno (1) del empleador.
· En el caso de entidades públicas y empresas privadas con más de cinco (5) y menos de veinte (20) trabajadores, dicho comité estará conformado por un (1) representante de las y los trabajadores y uno (1) del empleador, con sus respectivos suplentes.
· En el caso de entidades públicas y empresas privadas con más de veinte (20) trabajadores, el Comité estará conformado por cuatro (4) integrantes, dos (2) representantes de las y los trabajadores y dos (2) del empleador, con sus respectivos suplentes.
· Las entidades públicas y las empresas privadas que posean dos (2) o más centros de trabajo deberán conformar los comités de convivencia laboral, teniendo en cuenta su organización interna, para el cumplimiento de lo dispuesto en la presente resolución, uno de nivel central y otro adicional por cada centro de trabajo.
· El empleador designará directamente a sus representantes, y las y los trabajadores elegirán los suyos a través de votación secreta que represente la expresión libre, espontánea y auténtica de todas las y los trabajadores, mediante escrutinio público, cuyo procedimiento deberá ser adoptado por cada empresa o entidad pública, e incluirse en la respectiva convocatoria de la elección.
· Los representantes del empleador no necesariamente deben ser de nivel directivo, y los de las y los trabajadores no necesariamente de nivel operativo.
· El Comité de Convivencia Laboral de entidades públicas y empresas privadas no podrá conformarse con trabajadoras o trabajadores a los que se les haya formulado una queja de acoso laboral, o que hayan sido víctimas de acoso laboral, en el año anterior a su conformación.
Una vez conformado el Comité de Convivencia Laboral, se deberá tener en cuenta que:
· Se deberá elaborar el reglamento de funcionamiento del Comité de Convivencia.
· El período de las y los integrantes del Comité de Convivencia será de dos (2) años, a partir de la conformación de este, que se contarán desde la fecha de la comunicación de la elección y/o designación.
· En caso de retiro del representante principal, podrá asumir las funciones el suplente, sin necesidad de convocar a nuevas elecciones.
El Comité de Convivencia Laboral, tendrá las siguientes funciones, con un tiempo establecido para su cumplimiento:
· Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se describan situaciones que puedan constituir acoso laboral.
· Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los que se formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral, al interior de la entidad pública y empresa privada.
· Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre Ios hechos que dieron lugar a la queja.
· Adelantar reuniones con el fin de crearan espacio de diálogo entre las partes involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solución efectiva de las controversias; y formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir, renovar y promover la convivencia Iaboral, garantizando en todos los casos el principio dé la confidencialidad.
· Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas en la queja, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo pactado.
· En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se cumplan las recomendaciones formuladas o la conducta persista, el Comité de Convivencia Laboral, deberá remitir la queja a la Procuraduría General de la Nación o a las Personerías Distritales y Municipales, de acuerdo con la circunscripción territorial, tratándose del sector público. En el sector, privado, el Comité de Convivencia Laboral informará a la alta dirección de la empresa, cerrará el caso y la trabajadora o el trabajador puede presentar la queja ante el inspector de trabajo o demandar ante el juez competente.
· Presentar a la alta dirección de la entidad pública o la empresa privada las recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral con copia al trabajador.
· Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el Comité de Convivencia Laboral a las dependencias de gestión del talento humano y Seguridad y Salud en el Trabajo de las empresas e instituciones públicas y privadas.
· Elaborar informes trimestrales y un (1) informe anual sobre la gestión del Comité de Convivencia Laboral que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la alta dirección dé la entidad pública o empresa privada.
· Presentar un informe anual de resultados de la gestión del Comité de Convivencia laboral y los informes requeridos por los organismos de control.
De igual manera, el Comité de Convivencia Laboral, deberá elegir por mutuo acuerdo entre sus integrantes, al presidente, quien tendrá las siguientes funciones:
· Convocar a las y los integrantes del Comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias.
· Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica y eficaz.
· Tramitar ante la administración de la entidad pública o empresa privada, las recomendaciones aprobadas en el Comité y hacer seguimiento de su cumplimiento de manera mensual.
· Gestionar ante la alta dirección de la entidad pública o empresa privada, los recursos requeridos para el funcionamiento del Comité y garantizar la confidencialidad de la información.
· Hacer seguimiento al cumplimiento de las funciones del Comité de Convivencia Laboral.
A su vez, los integrantes del Comité de Convivencia Laboral, deberán elegir por mutuo acuerdo al secretario (a), quien tendrá las siguientes funciones:
· Recibir y dar trámite a las quejas presentadas por escrito en las que se describan las situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan.
· Enviar por medio físico o electrónico a las y los integrantes del Comité la convocatoria realizada por el presidente a las sesiones ordinarias y extraordinarias, indicando el día, la hora y el lugar de la reunión.
· Citar individualmente a cada una de las partes involucradas en las quejas, con el fin de escuchar los hechos que dieron lugar a la misma.
· Citar conjuntamente a las y los trabajadores involucrados en las quejas con el fin de establecer compromisos de convivencia.
· Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentación soporte y velar por la reserva, custodia y confidencialidad de la información.
· Elaborar el orden del día y las actas de cada una de las sesiones del Comité.
· Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comité a las diferentes dependencias de la entidad pública o empresa privada.
· Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas.
· Remitir a la alta dirección de la entidad pública o empresa privada, los informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones.
El Comité de Convivencia Laboral se reunirá ordinariamente de forma mensual, mientras que las reuniones extraordinarias se llevarán a cabo cada vez que se reciba una queja de acoso laboral para adelantar el procedimiento preventivo para la resolución de estas, las cuales podrán ser convocadas por la secretaria técnica.
Así mismo, las entidades públicas y las empresas privadas, a través de la dependencia responsable de gestión del talento humano y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, deben desarrollar una serie de medidas preventivas y correctivas de acoso laboral que se mencionan en la Resolución, con el fin de promover un excelente ambiente de convivencia laboral, fomentando relaciones sociales positivas, el bienestar y la salud mental de todas y todos los trabajadores.
Finalmente, para garantizar el cumplimiento de las funciones del Comité de Convivencia Laboral, las entidades públicas y empresas privadas, deben realizar las siguientes acciones:
· Asignar un espacio físico para las reuniones y demás actividades del Comité de Convivencia Laboral, así como los elementos para el manejo reservado de la documentación.
· Disponer de los recursos financieros y técnicos necesarios para su funcionamiento.
· Otorgar a los integrantes del Comité de Convivencia Laboral, los tiempos requeridos para el desarrollo de sus funciones, durante la jornada laboral.
Teniendo en cuenta, que el incumplimiento a lo establecido en la normatividad legal vigente será sancionado de conformidad con lo dispuesto en el artículo 91, del Decreto 1295 de 1994, modificado parcialmente por el artículo 115, del Decreto 2150 de 1995 y el artículo 13, de la Ley 1562 de 2012, en armonía con el Capítulo 11, del Título 4, de la Parte 2, del Libro 2, del Decreto 1072 de 2015.
Disposiciones que estarán vigentes desde su publicación, derogando las disposiciones de la Resolución 652 y 1356 de 2012.