El pasado 29 de abril del año 2025, el Ministerio de Trabajo, emitió la Resolución 1843, a través de la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales, así como el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales, disposiciones que tendrán alcance para todos los trabajadores y trabajadoras, independientemente del sector económico, tipo de vinculación laboral o afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales.
Disposiciones normativas que serán aplicables a:
• Empleadores, empresas públicas o privadas
• Contratantes - contratistas
• Trabajadores dependientes e independientes
• Entidades administradoras de riesgos laborales
• Personas naturales y jurídicas prestadoras o proveedoras de servicios de medicina, seguridad y salud en el trabajo
• Entidades prestadoras de servicios de salud
• Trabajadores independientes en el territorio nacional
Resolución, que en su articulado establece una serie de responsabilidades específicamente para los prestadores de Servicios de Medicina de Seguridad y Salud en el Trabajo, los empleadores y contratantes, así como para las Administradoras de Riesgos Laborales y los trabajadores.
Señalando específicamente que los empleadores y contratantes, tendrán las siguientes responsabilidades:
• Asumir el costo de las evaluaciones médicas laborales, así como de las pruebas complementarias relacionadas con dicho examen, requeridas por el médico evaluador, salvo lo establecido en el artículo 2.2.4.2.2.18 del Decreto 1072 de 2015 en virtud de los contratos de prestación de servicios.
• Asumir el costo de los desplazamientos y manutención (alojamiento y alimentación) para la realización de las evaluaciones médicas ocupacionales periódicas en caso de requerirse traslados intermunicipales.
• Realizar y programar las evaluaciones médicas ocupacionales periódicas, durante los horarios de trabajo establecidos en la jornada laboral.
• Informar a los prestadores de Servicios de Medicina de Seguridad y Salud en el Trabajo o al médico que realiza las evaluaciones ocupacionales, los perfiles de cargos con una descripción de las tareas y el medio en el cual se desarrollará la labor respectiva, el empleador conservará evidencia documental de dicha remisión como parte de los registros del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, de conformidad con lo establecido en la Resolución 0312 de 2019 y el Decreto 1072 de 2015 o la norma que lo modifique, sustituya o adicione.
• Implementar los Sistemas de Vigilancia Epidemiológica en el marco de Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, de acuerdo con los riesgos de la empresa y el diagnóstico de condiciones de salud.
• Adaptar las condiciones de trabajo y medio ambiente laboral según las recomendaciones y/o restricciones emitidas en el concepto ocupacional en un término no superior a veinte (20) días hábiles, posterior a la realización de las evaluaciones médicas ocupacionales.
• Incluir dentro de las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, campañas específicas, tendientes a fomentar la prevención y el control de fármaco dependencia, el alcoholismo y el tabaquismo, dirigidas a sus trabajadores.
• Implementar y ejecutar un programa de pausas activas durante la jornada laboral, destinadas a realizar actividades preventivas que mejoren la salud física y mental de los trabajadores dependientes e independientes, respetando la libertad de conciencias, credos, estados de salud, posturas culturales, políticas y formas de vida, evitando toda forma de discriminación o exclusión.
• Realizar una comunicación por escrito a cada trabajador del concepto emitido por el médico evaluador, el empleador conservará evidencia de dicha entrega como parte de los registros del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Estableciendo que las evaluaciones médicas ocupacionales que debe realizar el empleador del sector público o privado, así como el contratante en forma obligatoria son:
a) Evaluación médica pre -ocupacional o de pre-ingreso.
b) Evaluaciones médicas ocupacionales periódicas (programadas o por cambios de ocupación).
c) Evaluación médica post-ocupacional o de egreso.
d) Evaluación médica post – incapacidad
e) Evaluación médica por retorno laboral.
f) Evaluación médica ocupacional de seguimiento o de control.
Evaluaciones médicas ocupacionales que se realizaran según la periodicidad establecida en el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, para lo cual las empresas deberán definir la periodicidad de las evaluaciones médicas ocupacionales, sin que supere en caso excepcional los tres (3) años, este periodo deberá estar justificado técnicamente y de acuerdo con las características de la exposición a los factores de riesgo, conforme a la identificación de peligros, evaluación valoración y control de los riesgos, para tal fin contará con la asistencia técnica de la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) a la cual se encuentra afiliada.
Por lo que, para la realización de las evaluaciones médicas ocupacionales, el empleador deberá suministrar a los prestadores de servicios de medicina de seguridad y salud en el trabajo o al médico evaluador como mínimo la siguiente información:
• Perfil de cargo: El empleador es responsable y debe garantizar la precisión de la información y la idoneidad del personal que recolecta estos requisitos; deberá ser realizado por un médico especialista en Seguridad y Salud en el Trabajo con licencia vigente para tal fin podrá contar con la asistencia técnica de la administradora de riesgos laborales (ARL) a la cual se encuentra a afiliada.
• Indicadores epidemiológicos sobre el comportamiento del factor de riesgo y condiciones de salud de los trabajadores, en relación con su exposición en el cargo.
• Identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos de acuerdo a la matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgo.
• Estudios de higiene industrial específicos, valoraciones de riesgo psicosocial, valoraciones de riesgos biomecánico, sobre los correspondientes factores de riesgo y agentes cancerígenos en el cargo, si aplica.
• Valoraciones de riesgo psicosocial y biomecánico en el cargo.
• Indicadores biológicos específicos con respecto al factor de riesgo en el cargo.
Para la realización de las evaluaciones médicas ocupacionales, el empleador podrá contratar la realización de las evaluaciones médicas ocupacionales con instituciones prestadoras de servicios de medicina de seguridad y salud en el trabajo, los cuales deben contar con médicos especialistas en medicina del trabajo o salud ocupacional con licencia vigente en Seguridad y Salud en el Trabajo, o con médicos de la empresa siempre y cuando cuenten con licencia vigente en Seguridad y Salud en el Trabajo, y la empresa cuente con los requisitos de habilitación del consultorio en los términos de la Resolución 3100 de 2019 modificada por la Resolución 544 de 2023 del Ministerio de Salud y Protección Social.
Debe recordarse que para la custodia y entrega de las evaluaciones médicas ocupacionales y de las historias clínicas ocupacionales se aplicarán las siguientes reglas:
• La custodia de las evaluaciones médicas ocupacionales y de la historia clínica ocupacional estará a cargo del prestador de servicios de medicina de seguridad y salud en el trabajo que la generó en el curso de la atención, cumpliendo los requisitos y procedimientos de archivo conforme a las normas legales vigentes para la historia clínica.
• En ningún caso, los empleadores podrán tener, conservar o anexar copia de la historia clínica ocupacional a la hoja de vida del trabajador salvo que cuenten con autorización expresa de este y tengan vinculado un médico especialista en seguridad y salud en el trabajo o el servicio de medicina laboral habilitado.
• Los responsables de la custodia deben entregar copia de la historia clínica ocupacional foliada al trabajador, cuando este lo solicite, dejando acta de la entrega firmada por las partes.
• En caso de muerte del paciente, la copia de la historia clínica ocupacional será entregada únicamente al cónyuge, compañera (o) permanente, hijos y causahabientes, así como a aquellas personas autorizadas expresamente por la ley.
• En el evento que los documentos de la historia clínica ocupacional se encuentren en diversas instituciones, la entidad o persona competente que requiera información contenida en ellos podrá solicitar copia de estos a la entidad que los tiene a su cargo, previa autorización del paciente.
• El responsable de la custodia debe dejar constancia del traslado de la copia de la historia clínica ocupacional entre entidades, mediante acta o registros de entrega y devolución, las cuales deberán ir firmadas por los funcionarios responsables de su custodia.
• Los documentos y registros deben ser conservados por un periodo mínimo de veinte (20) años, en el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Así las cosas, el incumplimiento de la presente Resolución acarreará en sanciones al trabajador, empleador, contratante, Administradoras de Riesgos Laborales, Entidad Promotora de Salud, conforme a lo dispuesto en el artículo 91 del Decreto Ley 1295 de 1994, el artículo 13 de la Ley 1562 de 2012 y el Decreto 1072 de 2015.
Disposiciones normativas, que rigen desde su fecha de publicación, derogando el contenido de la Resolución 2346 de 2007, la Resolución 1918 de 2009, Resolución 1075 de 1992, la Resolución 4050 de 1994 y las demás normas que le sean contrarias.